مرحله اول: ورود مواد به انبار
بهای مواد اولیه از لحظه ورود شکل می‌گیرد و فقط مبلغ فاکتور فروشنده نیست. هزینه حمل، بیمه، و در واردات، حقوق ورودی و هزینه ترخیص هم بخشی از بهای تمام شده مواد است. اگر این اقلام به حساب هزینه دوره برود به‌جای اینکه به بهای مواد اضافه شود، بهای تمام شده کمتر از واقع و سود دوره بیشتر از واقع گزارش می‌شود.
در همین مرحله باید روش قیمت‌گذاری خروج از انبار هم مشخص و ثابت باشد. تغییر روش بین دوره‌ها، مقایسه‌پذیری گزارش‌ها را از بین می‌برد و در رسیدگی هم قابل دفاع نیست.
مرحله دوم: مصرف در خط تولید
وقتی مواد از انبار به سالن تولید می‌رود، از حساب موجودی مواد خارج و به حساب کالای در جریان ساخت منتقل می‌شود. نقطه‌ای که در بسیاری از کارخانه‌ها شکسته است همین‌جاست: حواله انبار یا صادر نمی‌شود، یا با تأخیر و به‌صورت تجمیعی در پایان ماه صادر می‌شود.
پیامدش روشن است: در طول ماه هیچ‌کس نمی‌داند چقدر مواد در جریان است، و در پایان ماه عدد مصرف از تفاضل موجودی حساب می‌شود؛ یعنی هر کسری انبار، خودکار به‌عنوان مصرف تولید ثبت می‌شود، حتی اگر ناشی از سرقت، خرابی یا خطای شمارش باشد.
مرحله سوم: ثبت ضایعات
ضایعات را باید به دو دسته تقسیم کرد. ضایعات عادی، مقداری است که در شرایط کارکرد معمول خط تولید اجتناب‌ناپذیر است؛ این بخش جزئی از بهای تمام شده محصولات سالم محسوب می‌شود. ضایعات غیرعادی — ناشی از خرابی دستگاه، خطای اپراتور یا مواد نامرغوب — نباید به بهای محصول اضافه شود و باید به‌عنوان زیان دوره گزارش شود.
اهمیت این تفکیک فراتر از حسابداری است: وقتی ضایعات غیرعادی جداگانه گزارش شود، عددی در اختیار مدیر تولید قرار می‌گیرد که می‌تواند روی آن کار کند. اگر همه ضایعات در بهای تمام شده حل شود، مسئله نامرئی می‌ماند.
مرحله چهارم: تخصیص سربار
سربار را معمولاً با نرخ جذب از پیش تعیین‌شده به تولید تخصیص می‌دهند: در ابتدای سال، کل سربار برآوردی تقسیم بر کل مبنای برآوردی (مثلاً ساعت ماشین) می‌شود و در طول سال، هر محصول به‌اندازه مصرفش از آن مبنا، سربار جذب می‌کند.
انتخاب مبنا مهم‌ترین تصمیم این مرحله است. در خطوطی که ماشین‌آلات نقش اصلی دارند، ساعت کارکرد ماشین مبنای بهتری است؛ در کارهای دستی، ساعت کار مستقیم. در مجموعه‌هایی با تنوع محصول بالا، تفکیک سربار به مراکز هزینه و استفاده از مبناهای متفاوت برای هر مرکز، دقت را به‌طور محسوس بالا می‌برد.
در پایان دوره، تفاوت سربار جذب‌شده با سربار واقعی باید شناسایی و تعدیل شود. نادیده گرفتن این تفاوت، خطای تخصیص را سال به سال انباشته می‌کند.
مرحله پنجم: تکمیل و انتقال به انبار محصول
با تکمیل ساخت، بهای کالای در جریان به حساب موجودی محصول منتقل می‌شود و با فروش، از آنجا به بهای تمام شده کالای فروش‌رفته می‌رود. اینجا نقطه‌ای است که کل زحمت چهار مرحله قبل، به یک سطر در صورت سود و زیان تبدیل می‌شود.
چه چیزی این سیستم را قابل اتکا می‌کند
سه شرط عملی که در پروژه‌های موفق دیده‌ایم:
- ثبت در زمان وقوع، نه در پایان ماه. حواله انبار و گزارش تولید باید روزانه ثبت شود.
- شمارش دوره‌ای انبار و تطبیق آن با سیستم، به‌جای اتکای کامل به مانده دفتری.
- مستند بودن روش‌ها. روش قیمت‌گذاری خروج، مبنای تخصیص سربار و نرخ ضایعات عادی باید نوشته شده باشد و بدون دلیل تغییر نکند.
بدون این سه، هر گزارش بهای تمام شده‌ای که تولید شود، عددی است که نه مدیریت می‌تواند به آن تکیه کند و نه در رسیدگی قابل دفاع است.